Faktura zaliczkowa a VAT u nabywcy: Zasady i rozliczenia

Prawo do odliczenia VAT z faktury zaliczkowej u nabywcy

Prawo do odliczenia podatku naliczonego przysługuje nabywcy w ściśle określonych warunkach. Faktura zaliczkowa a VAT u nabywcy to zagadnienie wymagające uwagi. Nabywca może odliczyć VAT, jeśli towary lub usługi służą czynnościom opodatkowanym. Jest to podstawowa zasada polskiego systemu VAT. Odliczenie VAT naliczonego z faktury zaliczkowej jest możliwe. Warunkiem jest powstanie obowiązku podatkowego u sprzedawcy. Nie może to nastąpić wcześniej niż w dacie otrzymania faktury przez nabywcę. Podatek VAT od zaliczki można odliczyć najwcześniej w rozliczeniu za miesiąc. W tym miesiącu powstał obowiązek podatkowy u sprzedawcy. Nabywca-odlicza-podatek. Dlatego ważne jest precyzyjne określenie momentu. Przykładem jest zakup specjalistycznych maszyn za zaliczkę. Nabywca wpłaca część kwoty przed dostawą. Otrzymuje fakturę zaliczkową od sprzedawcy. Wtedy nabywca może odliczyć VAT od tej faktury. Warunkiem jest przeznaczenie maszyn do działalności opodatkowanej. Moment powstania prawa do odliczenia jest kluczowy dla nabywcy. Termin odliczenia VAT od zaliczki reguluje art. 86 ust. 10 i 10b ustawy o VAT. Prawo do odliczenia powstaje w rozliczeniu za okres. W tym okresie powstał obowiązek podatkowy u sprzedawcy. Nie może to nastąpić wcześniej niż w dacie otrzymania faktury. Istnieją trzy kluczowe daty wpływające na ten termin. Pierwsza to data otrzymania zaliczki przez sprzedawcę. Druga to data wystawienia faktury zaliczkowej. Trzecia to data otrzymania faktury przez nabywcę. Podatek VAT od zaliczki powstaje z chwilą jej otrzymania. Faktura-dokumentuje-zaliczkę. Jeśli nabywca otrzyma fakturę później niż powstał obowiązek podatkowy u sprzedawcy, odliczenie przesuwa się. Przesuwa się na datę otrzymania faktury. Nabywca ma możliwość odliczenia VAT. Może to zrobić w ciągu 3 kolejnych miesięcy. Dotyczy to rozliczeń miesięcznych. Możliwe jest też odliczenie w 2 kolejnych kwartałach. Dotyczy to rozliczeń kwartalnych. Sprzedawca-generuje-obowiązek. Nabywca musi spełnić określone warunki, aby odliczyć VAT. Prawo do odliczenia VAT u nabywcy zależy od kilku czynników. Wydatki muszą mieć związek z działalnością opodatkowaną VAT. Nabywca musi również otrzymać fakturę zaliczkową. Samo otrzymanie faktury zaliczkowej bez faktycznej wpłaty zaliczki nie uprawnia do odliczenia VAT. Warto pamiętać o konsekwencjach. Brak spełnienia tych warunków może prowadzić do problemów. Przykładem jest faktura zagubiona w dokumentacji. Jeśli nabywca nie uwzględni jej w bieżącym rozliczeniu, musi działać. Ma prawo do odliczenia VAT w dwóch kolejnych okresach rozliczeniowych. Po upływie tego terminu konieczna jest korekta deklaracji VAT. Zbyt wczesne wystawienie faktury zaliczkowej (ponad 30 dni przed otrzymaniem zapłaty) jest niezgodne z przepisami i może prowadzić do konieczności korekty. Nabywca powinien spełnić 5 warunków do odliczenia VAT z faktury zaliczkowej:

• Posiadaj fakturę zaliczkową wystawioną przez sprzedawcę.
• Upewnij się, że faktura zaliczkowa dotyczy czynności opodatkowanych VAT.
• Otrzymaj fakturę zaliczkową w odpowiednim czasie.
• Sprawdź, czy na fakturze widnieje prawidłowa kwota odliczenie VAT z faktury zaliczkowej.
• Udokumentuj związek zakupu z prowadzoną działalnością gospodarczą.

Poniższa tabela przedstawia terminy odliczenia VAT.

Sytuacja	Termin odliczenia VAT	Uwagi
Obowiązek podatkowy u sprzedawcy	W rozliczeniu za okres powstania obowiązku podatkowego.	Nie wcześniej niż w dacie otrzymania faktury przez nabywcę.
Otrzymanie faktury	W rozliczeniu za miesiąc otrzymania faktury (miesięczne).	Dla rozliczeń miesięcznych, można odliczyć w jednym z trzech kolejnych miesięcy.
Korekta deklaracji	W rozliczeniu za okres, w którym prawo do odliczenia faktycznie powstało.	Możliwa, gdy pierwotny termin minął.
Rozliczenie kwartalne	W rozliczeniu za kwartał otrzymania faktury.	Można odliczyć w jednym z dwóch kolejnych kwartałów.

Elastyczność terminów odliczenia VAT daje podatnikom pewną swobodę. Jednak jej nieznajomość może prowadzić do utraty prawa do odliczenia. Nabywca ma możliwość odliczenia VAT w ciągu 3 kolejnych miesięcy dla rozliczeń miesięcznych. Dla rozliczeń kwartalnych są to 2 kolejne kwartały. Termin odliczenia VAT następuje nie wcześniej niż w rozliczeniu za okres, w którym podatnik dokonał zapłaty. Ważne jest, aby dokładnie weryfikować daty. Prawidłowe rozliczenie VAT naliczonego to podstawa.

Prawo do odliczenia podatku naliczonego przysługuje w takim zakresie, w jakim nabywane towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych. – Ustawa o VAT, art. 86 ust. 1

Podatek VAT powstaje z chwilą dokonania dostawy towarów lub wykonania usługi. – Ustawa o VAT, art. 19a ust. 1

Pamiętaj o tych wskazówkach:

• Zawsze weryfikuj datę wpłaty zaliczki i datę otrzymania faktury. Pozwoli to poprawnie określić moment odliczenia VAT.
• W przypadku pominięcia faktury zaliczkowej w bieżącym rozliczeniu, dokonaj korekty deklaracji VAT w odpowiednim okresie.

Obowiązki i warunki wystawiania faktur zaliczkowych wpływające na nabywcę

Sprzedawca ma obowiązek wystawić fakturę zaliczkową w określonych sytuacjach. Obowiązek wystawienia faktury zaliczkowej powstaje, gdy sprzedawca otrzyma całość lub część zapłaty. Dotyczy to przedpłaty, zaliczki, zadatku lub raty. Zaliczką określamy ułamek kwoty. Kwota ta zostaje wypłacona sprzedającemu w celu zabezpieczenia transakcji. Faktura zaliczkowa jest wystawiana przy zamówieniach na dużą sumę. Kwota zaliczki zostaje wliczona w cenę towaru lub usługi po jej wykonaniu. Obowiązek podatkowy od zaliczki powstaje z chwilą jej otrzymania. Sprzedawca-wystawia-fakturę. Nabywca musi zweryfikować poprawność otrzymywanych dokumentów. Przykładem jest zaliczka na dużą partię towaru. Sprzedawca otrzymuje zaliczkę. Wtedy, co do zasady, ma obowiązek wystawić fakturę zaliczkową. Terminy wystawiania faktur zaliczkowych są ściśle określone przepisami. Terminy wystawiania faktur zaliczkowych to nie później niż 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu. W tym miesiącu sprzedawca otrzymał zaliczkę. Faktura zaliczkowa nie może być wystawiona wcześniej niż 60 dni. Dotyczy to daty otrzymania zaliczki. Nie może być też wystawiona wcześniej niż 60 dni przed dokonaniem dostawy lub usługi. Faktura zaliczkowa musi zawierać określone elementy. Są to: data wystawienia, numer NIP sprzedawcy i nabywcy, kwota zaliczki, stawka VAT oraz nazwa towaru/usługi. Zaliczka-generuje-obowiązek. Faktura-dokumentuje-płatność. Ważne jest, aby nabywca sprawdził te elementy. Prawidłowe dane zapewniają bezproblemowe rozliczenie VAT. Istnieją sytuacje, w których faktura zaliczkowa nie jest wymagana. Kiedy nie trzeba wystawiać faktury zaliczkowej? Można zrezygnować z wystawienia faktury zaliczkowej. Dzieje się tak, jeśli obowiązek podatkowy powstanie w tym samym okresie rozliczeniowym. Dotyczy to dostawy towaru lub wykonania usługi. Przykładem jest dostawa energii, usług telekomunikacyjnych, najmu lub ochrony mienia. W tych przypadkach wpłata zaliczki nie skutkuje powstaniem obowiązku podatkowego. Od 1 września 2023 r. odchodzi obowiązek wystawiania faktury zaliczkowej. Dzieje się tak, jeśli całość lub część zapłaty jest otrzymana w tym samym miesiącu co czynność. Planowane zmiany mają umożliwić rezygnację z faktury zaliczkowej. Wprowadzenie przepisów SLIM VAT 3 przewiduje tę możliwość. To uproszczenie ma ułatwić rozliczenia. Fraza `faktura wystawiona w styczniu za grudzień a vat 2021` może wskazywać. Termin dostawy może być inny niż termin zaliczki. Jednak gdy są w tym samym okresie, faktura zaliczkowa jest zbędna. Nabywca powinien zweryfikować 7 kluczowych elementów faktury zaliczkowej:

1. Numer faktury i data wystawienia dokumentu.
2. Dane identyfikacyjne sprzedawcy oraz nabywcy.
3. Data otrzymania zaliczki, jeśli różni się od daty wystawienia.
4. Kwota otrzymanej zaliczki, wyrażona w walucie.
5. Stawka i kwota podatku VAT od zaliczki.
6. Nazwa towaru lub usługi, której dotyczy zaliczka.
7. Informacje o zamówieniu lub umowie, jeśli są istotne. Faktura-zawiera-dane.

Poniższa tabela przedstawia zasady wystawiania faktur zaliczkowych.

Kryterium	Zasada	Uwagi dla nabywcy
Obowiązek wystawienia	Gdy sprzedawca otrzyma zaliczkę.	Nabywca powinien oczekiwać faktury po wpłacie.
Termin wystawienia	Nie później niż 15 dni po miesiącu otrzymania zaliczki. Nie wcześniej niż 60 dni przed.	Sprawdź datę wystawienia i datę otrzymania zaliczki.
Zawartość	Musi zawierać dane stron, kwotę zaliczki, VAT, nazwę towaru/usługi.	Weryfikuj wszystkie wymagane elementy faktury.
Wyjątki	Dostawa energii, usług telekomunikacyjnych, lub zaliczka i dostawa w tym samym okresie.	W tych przypadkach faktura zaliczkowa może być zbędna.

Znaczenie weryfikacji faktur przez nabywcę jest ogromne. Błędy na fakturach zaliczkowych mogą prowadzić do nieprawidłowych rozliczeń VAT. Nabywca musi sprawdzić zgodność danych. Chodzi o kwoty, stawki VAT oraz terminy. Prawidłowa weryfikacja zapobiega konieczności korekt. Zapewnia to zgodność z przepisami prawa podatkowego. Wpłynięcie faktury proforma nie generuje obowiązków podatkowych. Zawsze sprawdzaj, czy otrzymana faktura zaliczkowa zawiera wszystkie wymagane elementy. To pozwoli uniknąć problemów z rozliczeniem VAT. Wykres przedstawia minimalne i maksymalne terminy wystawiania faktur zaliczkowych w dniach. Pamiętaj o tych wskazówkach:

• Zawsze sprawdzaj, czy otrzymana faktura zaliczkowa zawiera wszystkie wymagane elementy. Pozwoli to uniknąć problemów z rozliczeniem VAT.
• W przypadku, gdy zaliczka i dostawa mają miejsce w tym samym okresie, skonsultuj się ze sprzedawcą. Upewnij się, czy wystawi jedną fakturę końcową zamiast zaliczkowej.

Wyjątki i szczególne przypadki rozliczania VAT od faktur zaliczkowych u nabywcy

Korygowanie faktur zaliczkowych jest konieczne w pewnych sytuacjach. Korygowanie faktur zaliczkowych jest wymagane, gdy zmieniają się warunki transakcji. Przykładem jest zwrot zaliczki lub anulowanie całego zamówienia. W przypadku zwrotu zaliczki sprzedawca musi wystawić fakturę korygującą. To bezpośrednio wpływa na rozliczenie VAT u nabywcy. Wartość z faktury zaliczkowej staje się przychodem dla sprzedawcy. Dzieje się tak, gdy nie ma zwrotu zaliczki w przypadku rezygnacji z zamówienia. Nabywca wtedy nie będzie miał prawa do odliczenia VAT. Dzieje się tak, jeśli transakcja nie dojdzie do skutku. Faktura wystawiona w styczniu za grudzień a VAT 2021 może wymagać korekty. Może tak być, jeśli np. transakcja nie dojdzie do skutku. Od 2021 roku obowiązują uproszczone zasady księgowania korekt. Nie trzeba uzyskiwać potwierdzenia odbioru korekty in minus. Zmiana stawek VAT ma wpływ na rozliczenia zaliczek. Różne stawki VAT a zaliczka to złożone zagadnienie. Przykładem jest `zmiana stawki vat 2022` lub `obniżone stawki vat`. Jeśli zaliczka została opłacona przed zmianą stawki VAT, rozlicza się ją według starej stawki. Natomiast pozostała część należności jest opodatkowana według nowej stawki. Faktura końcowa jest kluczowa. Zwłaszcza, gdy zaliczki nie pokrywają całości należności. Faktura końcowa powinna zawierać numery faktur zaliczkowych. Musi także zawierać sumę wartości zaliczek oraz pozostałą kwotę do zapłaty. Faktura końcowa-sumuje-zaliczki. W przypadku 100% zapłaty przed realizacją, sprzedawca wystawia fakturę końcową. Jej wartość jest wyzerowana. Musi ona zawierać odniesienia do wcześniejszych faktur zaliczkowych. Przedwczesne wystawienie faktury zaliczkowej może prowadzić do nieprawidłowości. Przedwczesne wystawienie faktury zaliczkowej to sytuacja, gdy faktura jest wystawiona wcześniej niż 30 dni. Dzieje się tak przed otrzymaniem zapłaty. Wyrok WSA w Rzeszowie z 24.03.2019 r. (sygn. I SA/Rz 932/07) wyjaśnia implikacje. Faktura przedwcześnie wystawiona nie jest fakturą pustą. Dokumentuje ona rzeczywiste zdarzenia gospodarcze. Obowiązek podatkowy powstaje w dacie otrzymania płatności. Nie powstaje z chwilą wystawienia faktury. Przykładem jest faktura na 2000 zł, płatność po 30 dniach. Jeśli płatność się opóźni, obowiązek podatkowy nie powstaje od razu. Wyrok-interpretuje-prawo. Oznacza to, że przedwczesne wystawienie faktury nie rodzi obowiązku zapłaty podatku. Nabywca powinien zwrócić uwagę na 5 sytuacji, w których wymagane są specjalne rozliczenia VAT:

• Zwrot zaliczki lub anulowanie transakcji. Zaliczka-podlega-korekcie.
• Zmiana stawki VAT między zaliczką a dostawą.
• Otrzymanie wielu faktur zaliczkowych do jednej transakcji.
• Przedwczesne wystawienie faktury zaliczkowej przez sprzedawcę.
• Brak zwrotu zaliczki w przypadku niedojścia transakcji do skutku. VAT od zaliczki.

Poniższa tabela przedstawia scenariusze rozliczeń VAT z faktur zaliczkowych.

Scenariusz	Działanie nabywcy	Uwagi
Zwrot zaliczki	Należy oczekiwać faktury korygującej od sprzedawcy.	Korekta VAT naliczonego w deklaracji.
Zmiana stawki VAT	Rozlicz VAT od zaliczki według starej stawki. Pozostałą część według nowej.	Ważne jest precyzyjne określenie, czego dotyczy zaliczka.
Wielokrotne zaliczki	Weryfikuj fakturę końcową zawierającą numery wszystkich zaliczkowych.	Faktura końcowa sumuje wszystkie wcześniejsze wpłaty.
Przedwczesna faktura	Nie odliczaj VAT, dopóki zaliczka nie zostanie faktycznie wpłacona.	Obowiązek podatkowy powstaje z chwilą otrzymania płatności.

Złożoność rozliczeń w nietypowych sytuacjach wymaga precyzji. Nabywca musi być świadomy różnych scenariuszy. W przypadku zwrotu zaliczki, konieczne jest wystawienie faktury korygującej przez sprzedawcę. To bezpośrednio wpływa na rozliczenie VAT u nabywcy. Brak zwrotu zaliczki w przypadku rezygnacji z zamówienia może oznaczać, że dla sprzedawcy wartość z faktury zaliczkowej staje się przychodem, a nabywca nie będzie miał prawa do odliczenia VAT, jeśli transakcja nie dojdzie do skutku. Interpretacje indywidualne organów podatkowych mogą być pomocne. Należy jednak pamiętać o ich indywidualnym charakterze.

Faktura przedwcześnie wystawiona nie jest fakturą pustą, ponieważ dokumentuje rzeczywiste zdarzenia gospodarcze. – Wyrok WSA w Rzeszowie, 24.03.2019 r.

Jeżeli faktura zaliczkowa nie obejmuje całej zapłaty, w fakturze po wydaniu towaru lub wykonaniu usługi sumę wartości pomniejsza się o otrzymane części zapłaty. – PIT.pl

Pamiętaj o tych wskazówkach:

• W przypadku wątpliwości dotyczących rozliczenia VAT od zaliczki przy zmianie stawek, zawsze konsultuj się z doradcą podatkowym.
• Przechowuj wszystkie faktury zaliczkowe i końcowe. Pozwoli to w razie kontroli udokumentować pełen proces rozliczenia transakcji.